Alle ønsker at have mere tid til rådighed. En måde at tilføje mere tid til en travl hverdag er, at arbejde mere effektivt.

Her er 8 tips som kan gøre dig mere effektiv og dermed give dig tid til mere.

#1 – stop med at multitaske

Mange mennesker tror fejlagtigt at de er gode til at multitaske. Men faktisk er det sådan at langt de fleste kun kan fokusere effektivt på 1-2 opgaver ad gangen, og særligt hvis de opgaver kræver ekstra opmærksomhed og dybde. Ligeledes har mange også den opfattelse at de får flere ting gjort, hvis de har gang i flere opgaver samtidigt. Virkeligheden er, at det gør de ikke og oftest falder kvaliteten også i de opgaver som der udføres, og der skal bruges ekstra tid på at vende tilbage til opgaverne og udbedre fejl som er opstået.

Effektive mennesker ved, at hvis de koncentrerer deres indsats om få opgaver med minimale forstyrrelser, så får de langt de bedste resultater – hurtigst.

#2 – uddeleger, uddeleger, uddeleger

Produktiviteten falder drastisk når mennesker påtager sig mere arbejde end de rent faktisk kan overkomme. Lad dig ikke inspirere eller forblænde af mennesker (ledere m.m.) som er overbebyrdet af arbejde, og har svært ved at slippe og uddelegere og dermed få opgaverne løst. Tit og ofte forholder det sig sådan, at opgaverne godt kan løses af andre, og måske også med et bedre resultat.

Den primære opgave er her måske at nedbryde en opgave i mindre opgaver og få dem uddelegeret. Hermed kan det blive mere spiseligt for begge parter.

Jeg plejer at sammenligne med et hamster som hamstrer føde til senere. Det er ikke altid hamstret får spist sit forråd og så går det i forrådnelse og til spilde. Nøjagtigt på samme måde gælder det, når en person “hamstrer” opgaver og ikke får dem uddelegeret.

“Dont be a hamster – delegate”.

#3 – tilpas kommunikationen

Kommunikation er svært, det ved alle. De fleste har nok også oplevet på egen krop hvad det vil sige, hvis ikke kommunikationen har været god. Og modsat også oplevet hvor kommunikationen har været ekstrem god.

Dårlig kommunikation koster rigtig mange mandetimer og kan være økonomisk meget dyr. Derfor betaler det sig altid at have en god og korrekt kommunikation. Men hvad er så god og korrekt kommunikation? God og korrekt kommunikation er “dialog gennem forståelse – eller forståelse gennem indsigt”. De som mestrer god kommunikation overvejer nøje inden de kommunikerer. De giver sig tid til at forstå modpartens adfærd, mimik og gestik og tilpasser deres kommunikation efter den feedback der modtages,  og derigennem opnår de i essens det, som de ønsker.

Der er stor forskel på om der kommunikeres via e-mail, sms eller direkte. Så derfor, tilpas altid din kommunikation til mediet og modtageren. Kommuniker sagligt og præcist uden at blive personligt.

#4 – vær struktureret

Med alle de hjælpemidler der i dag er til rådighed for at styre både produktivitet og kalender, så kan det undre at ikke flere har styr på deres kalender og opgaver. Og på trods af det, så synes mange at det er kalenderen der styrer dem og ikke omvendt. Effektive mennesker er gode til at have og lave rutiner som understøtter deres arbejde og kalender. De har dermed en bedre og mere disciplineret tilgang til deres arbejde, og har bedre mulighed for at presse opgaver ind i kalenderen eller omprioritere dem.

#5 – giv alting deres plads

Alt for meget tid bruges på at lede efter ting der er blevet væk. Tøj, nøgler, papirer m.m. At skulle bruge tid på at finde sine ting leder alt for ofte til distraktion og frustration, og oftest falder det sammen med at man skulle være et bestemt sted på et bestemt tidspunkt eller skulle nå noget vigtigt. Det kan betale sig at blive mere organiseret. En metode at blive det på kan være at give hver ting sin plads. Det tager lidt tid at blive organiseret første gang, men herefter er det nemt at finde sine ting. Du kan også gøre det samme og i essens handler det om at finde et sted til sit tøj, slips, nøgler, mobiloplader, elektronik m.m. Så kan du altid hurtigt finde dine ting igen, forudsat at du altid lægger dem på plads med det samme, og ikke udskyder til senere.

#6 – tag tid på opgaver

Har du styr på din tid? Er du bevidst om hvor meget tid du bruger når du er produktiv vs. hvor meget tid du rent faktisk spilder? Ofte når jeg taler i telefon kan jeg høre om det er en person som tager sin tid seriøst, når jeg får at vide at samtalen snart er slut. Effektive mennesker sætter tid på deres opgaver så de bedre når deres nøje aftalte opgaver. Prøv at tage tid på dine opgaver og samtaler den næste uges tid, og prøv så herefter at reducere den forbrugte tid på dine opgaver. Du vil helt sikkert blive overrasket over den tid du nu er effektiv og har sparet.

#7 – tillad nedetid

Det er et faktum at trætte og overbebyrdede mennesker ikke performer. Er du en af dem som er sat i verden for at please andre til deres fordel. Ja, så er du sikkert også typen der vil ofre sin egen nedetid for at glæde andre. I virkeligheden forringer du produktiviteten. Virkelig effektive mennesker sørger for, at de får hvile og rekreation, så de kan udføre deres arbejde effektivt. Så, sørg for at du får slappet af, trækker stikket ud og lader op til din næste arbejdsdag eller opgave. Nedetid er tiden hvor du forbereder dig men mentalt og fysisk til at have den samme energi som dagen før.

#8 – Planlæg dit arbejde

Ens indsats er oftest spildt når der ikke er en klar vej til succes. Utålmodighed er din direkte fjende for at være effektiv. Virkelig effektive mennesker ved, at de skal tage sig tid til at undersøge og nedbryde et projekt i grundlæggende opgaver eller trin for at opnå succes. Ja, planlægningen tager lidt tid, men i betragtning af udfordringerne og processen så vil der være en stor gevinst ift. resultatet.